Kako hitro spremeniti e-pošto v opravila

Ročno pisanje seznama opravil v zvezek.

Afriški studio/Shutterstock



Če uporabljate OHIO (le ravnajte samo enkrat) za triage vaš email , verjetno želite nekaj svojih e-poštnih sporočil spremeniti v opravila. Tukaj je opisano, kako to storiti hitro in učinkovito, da boste lahko nadaljevali z ravnanjem z drugimi e-poštnimi sporočili.

Naj bo hitro in enostavno

Vaš nabiralnik ni seznam opravil; to je nabiralnik. E-poštna sporočila je mamljivo pustiti v mapi »Prejeto«, ker je to lažje, a potem so naloge, ki jih morate opraviti, zakopane v dohodni poplavi e-pošte.





Tukaj je razlog, zakaj ljudje zaidejo v težave. Ročni postopek za spreminjanje e-pošte v opravilo pogosto poteka nekako takole:

  1. Odprite upravitelja želenega seznama opravil.
  2. Ustvarite novo nalogo.
  3. Kopirajte in prilepite ustrezne dele e-pošte v novo opravilo.
  4. Nastavite podrobnosti, kot so prednost, rok, barvna koda in karkoli drugega, kar uporabljate.
  5. Shranite novo nalogo.
  6. Arhivirajte ali izbrišite e-pošto.

To je šest korakov, samo da dodate nekaj na seznam opravil. Ni čudno, da imate na koncu e-poštna sporočila, ki zatrpajo vaš nabiralnik. Kaj če bi lahko teh šest korakov zmanjšali na štiri? Ali trije?



No, lahko! In pokazali vam bomo, kako.

POVEZANO: Pozabite Inbox Zero: namesto tega uporabite OHIO za razvrščanje e-pošte

Nekateri e-poštni odjemalci so boljši za ustvarjanje opravil kot drugi

Za upravljanje vaše e-pošte je na voljo veliko odjemalcev in, kot bi lahko pričakovali, so nekateri boljši od drugih za ustvarjanje nalog.



Oglas

Za spletne odjemalce Gmail opravlja svoje delo zelo dobro. Aplikacija Tasks je vgrajena in pošto je enostavno spremeniti v opravilo. Na voljo je celo bližnjica na tipkovnici za ustvarjanje opravila neposredno iz pošte – miška ni potrebna. Če ne želite namiznega odjemalca, je Gmail verjetno vaša najboljša izbira.

Za namizne odjemalce Windows je Outlook zmagal. Thunderbird ima nekaj vgrajenih funkcij za upravljanje opravil in niso slabe, vendar je Outlook veliko bolj gladek in vam omogoča povezovanje z neštetimi aplikacijami drugih proizvajalcev. Če iz nekega razloga ne morete uporabljati Outlooka, je Thunderbird dobra alternativa. Če že uporabljate upravitelja seznama opravil drugega proizvajalca, Thunderbird ne bo zmanjšal možnosti.

Na Macu je slika nekoliko manj pozitivna. Apple Mail slabo upravlja z opravili v primerjavi z Gmailom in Outlookom. Če želite upravljati opravila na namiznem odjemalcu, je verjetno vaša najboljša možnost Thunderbird za Mac . Lahko pa pošljete e-pošto svojemu upravitelju seznama opravil tretje osebe in jih tam upravljate.

Ko gre za mobilne aplikacije, tako Gmail kot Outlook delujeta skoraj enako. Nobeno nima orodij za ustvarjanje opravil v spletni ali odjemalski različici, vendar oba samodejno preneseta dodatke v aplikacije tretjih oseb. Če torej upravljate svoja opravila v Trellu in namestite dodatek v odjemalca Gmail ali Outlook, je samodejno na voljo tudi, ko odprete ustrezno mobilno aplikacijo. Poleg tega, ko namestite dodatek v Outlook, se samodejno namesti v namizni odjemalec, in mobilne in spletne aplikacije.

Enako kot pri Macu, ljudje, ki imajo iPhone in želijo uporabljati Apple Mail, od mobilne aplikacije ne bodo dobili veliko. Uporabite lahko odjemalce Gmail ali Outlook, vendar niso veliko uporabni, če želite sinhronizirati svoja opravila iz telefona na Mac.

Oglas

Ker sta Gmail in Outlook krema tega posebnega pridelka, se bomo osredotočili na njih. Če imate najljubšega odjemalca, ki zelo dobro obvlada ustvarjanje nalog, nam to sporočite v komentarjih in pogledali si bomo.

Ustvarjanje opravil iz Gmaila

Google ponuja aplikacijo Tasks, ki je vgrajena v Gmail. To je preprost upravitelj seznama opravil s precej minimalnimi možnostmi, čeprav obstaja mobilna aplikacija, ki vam ponuja še nekaj možnosti prilagajanja. Če potrebujete nekaj preprostega, ki tesno deluje z vašo mapo »Prejeto« v Gmailu, je Tasks dobra izbira. Pretvorba e-pošte v opravilo je zelo preprosta: Ko je e-poštno sporočilo odprto, v opravilni vrstici kliknite gumb Več in izberite Dodaj v opravila.

Kliknite

Če ste oseba z bližnjico, Shift+T naredi isto. Aplikacija Opravila se odpre v stranski vrstici in prikazuje vaše novo opravilo.

Aplikacija Gmail Tasks.

Če morate urediti opravilo, da dodate rok, dodatne podrobnosti ali podopravila, kliknite ikono Uredi.

Sprememb ni treba shraniti, saj se to izvede samodejno. Ko končate, kliknite gumb Arhiviraj v mapi Prejeto (ali uporabite bližnjico na tipkovnici e), da premaknete e-pošto v arhiv.

Kliknite gumb Arhiv.

To so trije preprosti koraki:

  1. Kliknite možnost Dodaj opravilom (ali uporabite bližnjico Shift+T).
  2. Nastavite rok, dodatne podrobnosti ali podopravila.
  3. Arhivirajte (ali izbrišite) e-pošto.

Kot bonus lahko nastavite Chrome, da prikazuje vaša opravila ko odprete nov zavihek . Obstaja Aplikacija za iOS in Android za Opravila . Prav tako enostavno je ustvariti nalogo v mobilni aplikaciji kot v spletni aplikaciji. Kliknite tri pike na vrhu pošte in izberite Dodaj v opravila.

Dotaknite se

To takoj ustvari novo nalogo.

Oglas

Če Google Tasks nima vsega, kar potrebujete, ali če vam že ustreza drug upravitelj opravil, obstaja verjetno dodatek za Gmail. Trenutno obstajajo dodatki za priljubljene aplikacije za opravila, kot so Any.do, Asana, Jira, Evernote, Todoist in Trello in drugi (čeprav ne Microsoft To-Do ali Apple Reminders).

Prej smo obravnavali namestitev dodatkov za Gmail na splošno in dodatka Trello posebej . Različni dodatki vam ponujajo različne možnosti, vendar vsi dodatki za seznam opravil običajno omogočajo, da dodate opravilo neposredno iz izbranega e-poštnega sporočila. Dodatki za seznam opravil so na voljo tudi kot spletne in mobilne aplikacije, ki se med seboj samodejno sinhronizirajo. In tako kot do Opravil lahko dostopate do svojih dodatkov, ko ste v mobilni aplikaciji Gmail.

Mobilna aplikacija Gmail, ki prikazuje e-pošto z označenim dodatkom Trello.

Ustvarjanje opravil iz Outlooka

Outlook ima vgrajeno aplikacijo, imenovano Tasks, ki je na voljo tudi kot spletna aplikacija v Officeu 365. Tu se stvari nekoliko zapletejo, ker leta 2015 Microsoft je kupil Wunderlist , priljubljeni upravitelj opravil. Zadnja štiri leta ga je spremenil v novo spletno aplikacijo za Office 365, imenovano (morda malce nedomiselno) Microsoft To-Do. Sčasoma bo nadomestil vgrajeno funkcijo opravil v Outlooku.

POVEZANO: Katere aplikacije prihajajo z Office 365?

Vendar pa je trenutno Tasks še vedno Outlookov upravitelj opravil in ni določenega datuma ali različice Outlooka, ko se bo to spremenilo. To omenjamo samo zato, ker če uporabljate O365, boste ugotovili, da so vsa opravila, ki jih dodate v Outlookova opravila, prikazana tudi v Microsoft To-Do. Opravila še ne prikažejo vseh podatkov, ki jih lahko dodate opravilu, vendar jih bo na neki točki.

Za zdaj je Microsoft Tasks vgrajeni Outlookov upravitelj opravil, zato se bomo osredotočili na to.

Uporaba Outlookovega namiznega odjemalca

Tu je Microsoft tradicionalno odličen in tudi tukaj vas ne pustijo na cedilu. Obstaja več načinov za ustvarjanje opravila iz e-pošte za vse okuse. Ti lahko:

  1. Povlecite in spustite e-pošto v podokno z opravili.
  2. Premaknite ali kopirajte e-pošto v mapo Opravila iz kontekstnega menija z desnim klikom.
  3. Za ustvarjanje opravila uporabite hitri korak.
Oglas

Osredotočili se bomo na uporabo hitrega koraka, ker ta ponuja največ denarja za naš denar, hitremu koraku pa lahko za dobro mero dodelite bližnjico na tipkovnici.

Če še nikoli niste uporabljali Outlookovih opravil, si oglejte naš vodnik po podoknu z opravili tako da lahko vidite svoja opravila poleg pošte.

Ko odprete podokno z opravili, bomo ustvarili hitri korak, ki označi e-pošto kot prebrano, ustvari opravilo in premakne e-pošto v vaš arhiv. Dodali bomo tudi bližnjico na tipkovnici, tako da vam nikoli ne bo treba uporabiti miške za ustvarjanje opravila iz e-pošte.

Hitri koraki vam omogočajo, da določite več dejanj za en sam klik na gumb (ali bližnjico na tipkovnici). Enostavne so za ustvarjanje in še enostavnejše za uporabo, a če jih še niste preverili, imamo dokončen vodnik o njih . Ko preberete ta vodnik, ustvarite nov hitri korak in nato dodajte naslednja dejanja:

  1. Ustvarite nalogo z besedilom sporočila.
  2. Označi kot prebrano.
  3. Premakni v mapo (in izberite svojo arhivsko mapo kot mapo, v katero se želite premakniti).

Outlook

Izberite bližnjico na tipkovnici zanj in ji dajte ime (npr. Ustvari opravilo in Arhiv) in nato kliknite Shrani. Zdaj je viden v razdelku Domov > Hitri koraki.

The

Zdaj, ko želite e-pošto spremeniti v opravilo, samo kliknite Hitri korak (ali uporabite bližnjico na tipkovnici) in ustvari novo opravilo. Vzame naslov iz vrstice z zadevo e-pošte, telo e-pošte pa postane vsebina.

Oglas

Uredite vse podrobnosti, ki jih želite (v Outlookovih opravilih je veliko več možnosti prilagajanja kot v Gmailovih opravilih) in kliknite Shrani in zapri.

Kliknite

Za razliko od Gmaila morate novo opravilo shraniti, vendar za razliko od Gmaila Quick Step arhivira e-pošto namesto vas.

To so torej trije preprosti koraki tudi za Outlook:

  1. Kliknite Hitri korak (ali uporabite bližnjico, ki ste jo dodelili).
  2. Nastavite poljubne možnosti ali podrobnosti, kot se vam zdi primerno.
  3. Kliknite Shrani in zapri.

Uporaba spletne aplikacije Outlook

Na tej točki morda pričakujete, da vam pokažemo, kako ustvarite opravilo s spletno aplikacijo Outlook (Outlook.com). Ne bomo, ker v spletni aplikaciji Outlook ni domačega načina za spreminjanje e-pošte v opravilo. E-poštno sporočilo lahko označite z zastavico, kar pomeni, da bo prikazano na seznamu opravil, vendar je to to.

To je presenetljiv Microsoftov spregled. Ne moremo si pomagati, da ne bi čutili, da bo na neki točki prišlo do prehoda na Microsoft To-Do, ki bo vključeval tesno integracijo Outlook > To-Do.

Vendar so stvari nekoliko boljše, ko gre za integracijo aplikacij tretjih oseb. Trenutno obstajajo dodatki za priljubljene aplikacije za opravila, kot so Asana, Jira, Evernote in Trello, pa tudi za druge (čeprav ne Gmail Tasks ali Apple Reminders). Različni dodatki vam ponujajo različne možnosti, vendar, tako kot pri Gmailu, vam vsi dodatki za seznam opravil na splošno omogočajo, da dodate opravilo neposredno iz izbranega e-poštnega sporočila, splet in mobilne aplikacije pa se samodejno sinhronizirajo.

Uporaba Outlook Mobile App

Tako kot spletna aplikacija Outlook, ni domačega načina za pretvorbo pošte v opravilo iz mobilne aplikacije Outlook, čeprav je za oba na voljo aplikacija Microsoft To-Do ios in Android . Sledi e-poštnim sporočilom, ki ste jih označili v kateri koli od Outlookovih aplikacij, vendar to v resnici ni isto kot integracija opravil. Če želite pretvoriti Outlookovo e-pošto v Outlookova opravila, morate resnično uporabiti odjemalca Outlook.

Oglas

Če uporabljate upravitelja seznamov opravil drugega izdelovalca, lahko dostopate do svojih dodatkov, ko ste v mobilni aplikaciji Outlook.

Mobilna aplikacija Outlook z označenim dodatkom Trello.

Ustvarjanje nalog iz Apple Mail

Če uporabljate Apple Mail, so vaše edine prave možnosti, da svojo pošto posredujete v aplikacijo drugega proizvajalca (kot sta Any.do ali Todoist) in tam upravljate svoja opravila ali povlecite in spustite e-poštna sporočila v Opomnike. Torej, za Apple je ročni postopek:

  1. Odprite upravitelja želenega seznama opravil.
  2. Posredujte e-pošto v aplikacijo drugega izdelovalca ali ga spustite v opomnike.
  3. Nastavite podrobnosti, kot so prednost, rok, barvna koda in karkoli drugega, kar uporabljate.
  4. Shranite novo nalogo.
  5. Arhivirajte ali izbrišite e-pošto.

Za izboljšanje tega postopka ne morete veliko narediti, ker Apple pošte in opomnikov ni zelo tesno povezal. Podjetje tudi ne dovoljuje veliko integracije z aplikacijami tretjih oseb. Dokler se to ne spremeni (in dvomimo, da se bo to kmalu zgodilo), je najboljša možnost, da svojo pošto posredujete upravitelju seznama opravil tretje osebe.

Če želite e-pošto obravnavati samo enkrat, mora biti ustvarjanje nalog čim hitrejše in preprosto. V nasprotnem primeru bo vaš nabiralnik še naprej seznam opravil.

Gmail in Outlook vam s svojimi upravitelji seznamov opravil in dodatki tretjih oseb nudita orodja, ki jih potrebujete za hitro, preprosto in učinkovito ustvarjanje opravil iz e-pošte.

PREBERITE NAPREJ Profilna fotografija Roba Woodgatea Rob Woodgate
Rob Woodgate je pisatelj in svetovalec za IT s skoraj 20-letnimi izkušnjami v zasebnem in javnem sektorju. Delal je tudi kot trener, oseba za tehnično podporo, vodja dostave, sistemski skrbnik in v drugih vlogah, ki vključujejo sodelovanje ljudi in tehnologije.
Preberite celotno biografijo

Zanimivi Članki